ちゃんと仕事を加速させる 今すぐ使える実践的メール作成術

最近またちょいちょい メールの書き方指南系のエントリーが出てますが、正直 現場で役に立たない一般論だったり、ただの心構えみたいなのか多かったので、もちっとメール効率化を本気で考える人のために実践的なのを書いてみようかと思います。

「受信者に何をさせるために送るメールか?」を明確に決めないで書いちゃダメ

嘘のような話ですが、これを決めないでメール送ってくる人本当に多いです。そのメールを受け取った受信者に対し、何をやってもらうのか?をシンプルに伝えるためのツールがメールなんですから、ここをぼかさないように徹底します。

思いついた内容や気になった内容を、思いついた順そのままに書くのではなく「このメールは、○○さんに△△してもらうために送るんだ」と自分の中で唱えるくらいでいいんですが、ちゃんと決めてから書き始めます。

タイトルは「全文の見出し」としてつける。可能であればタイトルで名乗る

これまた多くの方があんまり意識していないためにめちゃくちゃになってしまっている部分だと思います。とにかく「良くないメールタイトル」が多すぎます。大量のメールの中からパッと見て概要が伝わらないのであればそれはすでにタイトルでは無いんですよ。

※ちなみに、よくある「よくないわーと思うメールタイトル」は以下のような感じ。(他にもいっぱいあるけど)

・「○○の件」だけしか書いてない
・「Re;○○」でずいぶん前に送った別件メールのタイトルを使い回す
・「先日はありがとうございました」のような挨拶をタイトルに入れちゃってる

要するに「タイトルのくせに見出しとしての役割を果たしていない」というメールタイトルで送ってまったやつです。これは良くない。だってそのタイトルだけ読んでも何の話なんだか分からないんですもの。

もしも「昨日の件」とかってメールが来てたとして、昨日の会議に出てたメンバーからの議事録なのか、それとも昨日会ったお客さんからの案件の話なのか、一瞬で把握できますか?できるわけ無いですよね?
メールタイトルは読んで字のごとく「メール本文を読まなくても内容を推測できる見出し」であるべき。これはもう間違い無いです。

例:ナカムラの場合こんな感じで書いてます。
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【ディレクターズマニュアル中村】広告出稿と寄稿依頼に関しての回答
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※僕の場合タイトルに明確な内容を記載した上で、上記のように【】でくくって送信者の名前を明記していたりします。これなら誰から何のメールが来たのか一発で分かりますよね。多少タイトルが長くなってしまうのが難点ですが。

本文中に見出しを設ける

メールの目的は、より的確に分かりやすく、こちらの言いたいことを文章で伝えること。
これってつまり、サイトの原稿と一緒なんです。

当たり前の話ですが「平文だけでズラーっと文字ばっかり書かれてるWebページ」よりも、
「適度に話のセクション毎に見出しが切ってあって、見出しだけ斜め読みすれば内容がザックリ分かるページ」のほうが読みやすいに決まっています。

これはメールも同じことで、可能な限りわかりやすくメール本文中にも見出しをつけてあげるべきだと思います。
長々と書いたメールを「がんばって読め!」というのは情報共有の漏れが発生しやすく危険なので、やめたほうが良いです。いやマジで。本当に。
サイトの原稿を書くように、ユーザー(受信者)にとって読みやすいメールを書いてあげると色々とはかどります。

例:ナカムラの場合長ったらしいメール本文はこんな感じで書いています。(改行はおおざっぱですがおおよそ30文字くらいで折り返すようにしています。)
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○○様
お世話になります。ディレクターズマニュアルの中村です。
表題の件に関しまして、以下の通りご連絡いたします。

■懸案項目1にについての見出し
テキストが入ります。テキストが入ります。テキストが入り
ます。テキストが入ります。テキストが入ります。テキスト
が入ります。テキストが入ります。テキストが入ります。

■懸案項目2にについての見出し
テキストが入ります。テキストが入ります。テキストが入り
ます。テキストが入ります。テキストが入ります。テキスト
が入ります。テキストが入ります。テキストが入ります。

○懸案項目2についての付随項目見出し
 テキストが入ります。テキストが入ります。テキストが入
 ります。テキストが入ります。テキストが入ります。テキ
 ストが入ります。テキストが入ります。テキストが入ります。
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テンプレート(または著名)エリアを活用する

Becky、Outlook、WindowsMail、Gmailなどなど、主要なメールソフト(またはメールサービス)には大抵デフォルトテンプレート機能が付いていますので、ここに定型化した内容を先に入れてしまうとだいぶ楽です。

この辺は他の方の記事などでも再三触れられてきた部分だと思いますので、あんまり触れないでおきます。

受信者に「解釈の余地」を持たせないこと。これが僕の考える良いメール

丁寧な言葉遣いを心がけるのも結構。素敵で詩的なタイトルを目指すのも結構。ただし、そんなモノは趣味友達とのメールでいくらでも楽しんでください。

ビジネスにおけるメールの役割は、どこまで行っても「受信者に何かをさせるための手段」です。

もちろん心遣いは大事ですし、受け取った相手が不快に思わない程度のキチンとした言葉の選択も大事ですが、大前提を見落としてそっちばっかり気にしてしまうとダメダメで意味不明なメールになってしまいます。

例えば「資料や制作物に対して変更箇所を指示し それに対して対応して欲しい」といったお願い事のはずなのに 角を立てないようにまるーく言おうと頑張り過ぎて「○○は■■な感じにしたほうが良いかと思いますが、いかがでしょうかね?」とお願いなんだか質問なんだか分からないような形になってしまっていませんか?

こんなメールを受け取ってしまっては、受信者は「質問として答えを返すべきなのか?変更の依頼として答えるべきなのか?」という【解釈の余地】に悩まされてしまいます。メールにははっきり結論を書きましょう。それが書けないなら結論に持って行くに足る情報が不足しているはず。即質問するなり確認するなりして情報を入手しましょう。

「メールを送る=人に何かをさせるための文章を書く」のは、それからです。