プロジェクトスケジュールとタスクシート

僕らは仕事を可能な限り効率的に行うために、さまざまな形で自分と、関連スタッフのスケジュールを管理しています。時にはクライアント側のスケジュールまでも管理し、折衝を行っていかなければいけないため、自力ではどうしても把握不足に陥ってしまったり、最悪忘れてしまったりしてしまいます。

なので、僕はWEBディレクションの現場で以下のようなツールを非常に多用しています。
お金を出せばもっともっと良いソフトがあるんですが、誰にでも仕えて、しかもクライアントにも入力を頼みたい。というコンセプトでやっていくなら、以下のツールがもっとも適していると思います。

■大きな流れはガントチャートで
あまり大規模なプロジェクトには向きませんが(関連する人間や要素は多くなりすぎて逆に混乱する)、それでもWEB制作の現場でもっとも大枠のスケジュールを「共有」するためにはそこそこ使えます。フリーでも使いやすいソフトがあるので、いくつか紹介しておきますね。
ここで管理するのは、おおまかに「何を」「いつまでに作るのか」の2点くらいです。それでもプロジェクト始動時の初期の頃にはクライアントとの意志共有に使えますし、後から「えー、もっと早くできないのー?」みたいなことを防ぐことができます。

ガントチャート「Ganna」

ガントチャート「for Exel」


■Googleカレンダーを徹底活用
Googleカレンダー

で、ここからはGoogleに魂を売っちゃったほうが色々早いです。使うのはもちろんGoogleカレンダー。先に共有しておいたガントに従って、「月表示」で予定を入力。さらにそれぞれの週ごとの予定に「プレ予定」とかって名前をつけて予定を入れておきます。
画像:カレンダー(月)のスクリーンショット
実際にその日になってみて、突発案件とか、他案件の対応、緊急修正なんかの対応時間を加え、プレで入っていた予定を調整する・・・というスケジューリングを僕はやっています。
画像:カレンダー(週)のスクリーンショット
このカレンダーを社内スタッフや社外スタッフの全員と共有していると、「誰が何をやっているのか?」と容易に把握でき、スケジュールが結構精度の高いものとして運用可能になっていきます。


■その日のタスク管理は紙が一番!
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で、さらに細分化。WEBディレクターが抱えるプロジェクトはひとつだけではないから、さまざまなタスクが一日の予定に食い込んできます。それらの対応を忘れてしまったり、遅れてしまったらさあ大変!なので、「○○のSSLがつながっているか確認する」とかっていう「自分の行動」まで落とし込んだ予定を「紙で管理」します。
前述のGooleカレンダーにも「タスクシート」なる機能があるんですが、この機能、結構自分が書いたことを忘れがちな上、ブラウザを開かないと確認できないという難点もあります。
「よし、これ終わった!」「あとはコレとコレだけだな!」を一瞬で、しかも同時に確認できたほうがより効率的なので、僕は紙にタスクを書いて、終わったら赤ペンで消していく・・・という形を推奨します。

終わった予定に打ち消し線を入れる瞬間、全部つぶし終わった瞬間、えもいえぬ快感が味わえますww